うまく伝えられることで機能する1枚になる

こんにちは、一生と言います。

今回ご紹介する章は、

浅田すぐるさんの

「トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術 第2章：トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術~基本編~」

です。

あなたは会議の内容や仕事の情報をまとめるのは得意ですか?

会議の内容などを”わかりやすく”・”簡潔に”まとめる力は重要です。

なぜなら、その情報をみんなで共有する必要があるからです。

わかりやすいため、仕事の効率は良くなります。

そして簡潔なため、みんなが同じ情報を共有しやすくなります。

トヨタではそのために、

業務上の書類は全てA3またはA4サイズの紙1枚に収める

出典：「トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術」より

習慣があるそうです。

この本では、そのトヨタの紙1枚にまとめる技術が書かれています。

• どのようにすればうまくまとめられるのか
• どのようにまとめればみんなに伝わりやすいのか

などを知ることができます。

考え抜かれて作られた1枚の書類は、機能する1枚となる

出典：「トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術」より

この”まとめる技術”を一緒に学びましょう。

それではよろしくお願いします。

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まずはテーマを決めて整理する

機能する書類を作成するためにまずは、

考えるベースとなる情報を「整理する」こと

出典：「トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術」より

です。

内容をまとめたくても、一つ一つの情報がバラバラになっていたらまとめることはできません。

そのために、まずは情報の整理をしましょう。

この整理には、

「テーマを決める」ことが先決

出典：「トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術」より

です。

”そもそも”を使って軌道修正する

まとめているときに、うまくまとめられないことがあります。

その時は、

「そもそも何のために、この『1枚』を作るのか?」

出典：「トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術」より

を考えましょう。

つまり、

その紙の目的を明確にしましょう

ということです。

私のような目的で作っていては、当然伝わるのは自分と後輩のみです。

上司やその会議に出ていない他の人のために作られていません。

しかし、仕事はみんなで行うものです。

本当に効率よくみんなが動けるような書類を作りたいのなら、

その対象になる人みんなの情報の共有

が目的になるはずです。

このように、うまくまとめられない・まとめても機能しないのなら、”そもそも”で確認し軌道修正をしましょう。

誰かに伝えるために「読み手」と「目的」をはっきりさせる

資料の「読み手」と「目的」を明確にします

出典：「トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術」より

書類はまとめて終わりでは機能しません。

読み手の人が読んでわかる書類にする必要があります。

なぜなら、書類を機能させるには、自分一人が理解してもダメだからです。

自分一人が理解できても他の人が理解できていなかったら、他の人にとってその書類はいい書類ではありません。

たくさんの人が同じように理解できることで、その1枚の書類が機能し効率がよくなるのです。

まとめ

今回は、「機能する1枚の書類のまとめ方」についての本を紹介させていただきました。

書類は、

相手が期待した反応や行動をしてくれてこそ、役立つものになる

出典：「トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術」より

のです。

まとめた書類を作って満足では勿体無いのです。

せっかくまとめるのなら、みんなに伝わってみんなが何をすればいいかがわかるような、

その1枚があれば仕事が機能するような書類

を目指しましょう。

この本では、他に「なぜトヨタは1枚にまとめるのか」や「まとめる技術の応用編」についてなどが書かれています。

この記事を読んで興味を持った方は、ぜひ読んでみてください。

ここまで読んでいただき、ありがとうございました。